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テンプレート作りと手順化

Posted by wataruo on 2013/02/05 in Hacks, 効率化 |

繰り返しやることはテンプレートを作ったり手順化すると楽にできる、という話です。
先日書いた読書ノートのテンプレートもその例の1つです。

テンプレートを作ることのメリット

何かを書いたり、記録したりすることに備えてテンプレートを作ることには以下の3つのメリットがあると考えます。

いきなり書き始められる

テンプレートがあるということは書くべきことが決まっているということです。

漏れがなくなる

特に何かを記録する時には何を記録するのか、を決めておくことが重要だと思います。
私の場合、「記録すること=後で振り返りたいこと」なので、記録したいことが網羅されていないと困るのです。

速く書ける

上記2点を合わせた結果として書き始めから終わるまでの時間が短縮できます。

手順化しておくとよいこと

手順化のメリットは大体テンプレートを作ることのメリットと同じなので割愛し、ここでは手順化しておくとよいことを紹介します。

毎日はやらないこと

冒頭に「繰り返しやることは〜」と書きましたが、毎日やることはあえて手順化しなくてもいいのではないかと考えます。
手順化した方がいいのは毎日はやらないけど、必ず繰り返しやることです。
例えば週に一度家計簿をつけるとか、月に一度月次報告を書くなどです。

わりと時間がかかること

○分以上かかる、など具体的な基準は人それぞれだと思うのであえて「わりと」という表現を使いました。
前述した家計簿などはよい例で、私の場合60分くらいかかります。
なぜそれだけ時間が必要なのかというと、それだけの手数が必要だからです。
このような場合に手順化しておくと効果があります。
手順化することで「何しないといけないんだっけ?」ということがなくなり、スムーズに効率よく実行できるようになります。

おわりに

私自身、テンプレートと手順にはとても助けられていると感じているので今回のエントリーを書こうと思いました。
はじめの労力と時間はある程度必要ですが、一度作ってしまえば楽になることまちがいなしです。
ところで、毎日やることはあえて手順化しなくてもいいと書きましたが、やろうとしてるんだけどなかなかできない、という場合は一旦手順を作るとよいかもしれません。
それでは、Enjoy 効率化!

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